Pieczątka imienna, firmowa i do faktur: jakie treści na której

Jedna pieczątka do wszystkiego to fałszywa oszczędność: stemplowanie pełnym blokiem firmowym tam, gdzie trzeba tylko podpisu z funkcją, wygląda nieporadnie i zajmuje pół dokumentu. W praktyce biurowej pracują trzy typy, każdy ze swoją treścią.

Pieczątka firmowa (główna): pełne dane firmy (nazwa, adres, NIP: zestaw opisany osobno). Rola: sygnowanie umów, pism wychodzących, dokumentów urzędowych. Rozmiar: średni lub większy automat, bo danych jest sporo, a czytelność to podstawa.

Pieczątka imienna: imię i nazwisko plus stanowisko lub funkcja (Anna Kowalska, Główna Księgowa; Jan Nowak, Kierownik Serwisu), czasem z uprawnieniami (numery uprawnień budowlanych, prawo wykonywania zawodu: standard u lekarzy, pielęgniarek, kierowników budów, rzeczoznawców). Rola: przy podpisie, zamiast ręcznego dopisywania funkcji na każdym dokumencie. Mała, poręczna, często noszona przy sobie (automaty kieszonkowe). Dla zawodów medycznych i technicznych treść bywa określona wymogami: przynieś wzór wymagany w twoim środowisku, odwzorujemy co do znaku.

Pieczątka do faktur i dokumentów księgowych: warianty, które realnie oszczędzają czas: „ZAPŁACONO GOTÓWKĄ dnia…”, „Zapłacono przelewem”, „ORYGINAŁ / KOPIA”, „Sprawdzono pod względem merytorycznym”, „Wpłynęło dnia… nr…” (z miejscem na wpis lub datownikiem). Księgowość stempluje dziesiątki dokumentów dziennie: każdy powtarzalny dopisek zamieniony w pieczątkę to minuty odzyskane codziennie.

Dobór kompletu dla małej firmy: na start wystarczą dwie (firmowa plus „zapłacono” lub imienna właściciela), biuro z księgowością dobiera zestaw pod swoje obiegi. Przy zamówieniu kompletu układamy treści razem: przynieś przykładowe dokumenty, na których stemplujecie, a zaproponujemy zestaw, który zdejmie z długopisu najwięcej roboty.